Hoe dossiervorming voorkomen in de jeugdzorg en zorg?
17 december 2021 
13 min. leestijd

Hoe dossiervorming voorkomen in de jeugdzorg en zorg?

Dossiers, dossiers en nog eens dossiers. In de zorg (GGZ), jeugdzorg en hulpverlening is dossiervorming al jaren een probleem, net zoals de wachtlijsten. Ze staan bol en vol met gegevens van cliënten, patiënten en jongeren. Er staat informatie in over bijvoorbeeld:

  • wat kinderen en volwassenen vertellen tijdens gesprekken
  • waar ze tegenaan lopen
  • wie er betrokken is tijdens het gesprek of traject 
  • welke hulp is toegepast. 

Ook de antwoorden op de vragen die gesteld zijn en waar de persoon last van heeft staan erin. Als iemand niet de juiste hulp heeft gekregen, wordt het dossier weer aan een andere hulp- of zorgverlener gegeven. Het papierwerk wordt dus groter en groter en trajecten langer.


"Al die informatie die beschreven is, wordt wel zorgvuldig bewaard in het dossier. Maar het echte probleem blijft vaak in het hoofd van de persoon aanwezig."


Daarom is het goed om te beseffen: hoe zouden gesprekken minder tijdrovend en meer effectief kunnen? En hoe zou het makkelijker en minder belastend kunnen zijn voor iedereen die betrokken is?

In dit artikel krijg je een antwoord op deze vragen.

dossiervorming

Het probleem van dossiervorming

Dossiers zijn handig voor het overdragen naar collega’s, doorverwijzingen en vast voor vele andere doeleinden. Alle persoonlijke gegevens staan daar zorgvuldig in beschreven. Maar als iemand liever niet meer over het probleem wil praten, dan gaat iemand dat ook niet (meer) doen. Vaak is het verhaal al zo vaak verteld. Bijvoorbeeld aan familieleden, kennissen, de werkgever, jeugdprofessionals, hulpverleners, zorgverleners en ga zo maar door. 

Soms kan iemand er niet over praten omdat niet de juiste woorden gevonden worden. Of ze mogen er niet over praten vanwege afspraken die zijn gemaakt en het vertrouwelijk is. Het kan ook zijn dat de hulpvrager niet over het probleem durft te praten, omdat een gebeurtenis te erg, te naar of te ingrijpend is geweest.


"Jongeren en volwassenen die liever niet erover praten, geven vaak sociaal wenselijke antwoorden en komen niet bij de kern van de werkelijke hulpvraag. Want vaak durven, mogen, kunnen, willen ze niet vertellen."


Al die informatie die beschreven is, wordt wel zorgvuldig bewaard in het dossier. Maar het echte probleem blijft in het hoofd van de persoon aanwezig, vooral als iemand niet over het probleem gaat praten. Daarom is het juist zo belangrijk dat de (jeugd)zorg- of hulpverlener de handvatten krijgt om doelgericht een oplossing te bieden, zonder dat inhoudelijk over het probleem gepraat wordt.


Jeugdzorg en zorg (inclusief video)

Al jaren gaat er helaas veel geld en tijd verloren aan nieuw bedachte 'oplossingen' die uiteindelijk minder efficiënt blijken te zijn. Jongeren willen vaak niet praten over het probleem, geven sociaal wenselijke antwoorden en komen niet bij de kern van de werkelijke hulpvraag. Ze durven, mogen, kunnen, willen daarover niet vertellen. 

De professionals in de jeugdzorg werken hard om de jongeren veiligheid te bieden om de daadwerkelijke oorzaak omhoog te krijgen. Een moeilijke taak die veel energie en tijd kost. Vooral als met name wordt gestuurd op het gedrag dat iemand laat zien. De reden van dat gedrag is namelijk vaak mentaal: het zit tussen de oren.

Ook in de zorg (of geestelijke gezondheidszorg/GGZ) zijn er veel mensen die liever hun verhaal niet willen delen met anderen. Het kan te emotioneel zijn of de persoon is bang voor een (heftige) herbeleving.

werknemer dossiervorming

Hoewel in de jeugdzorg, zorg of hulpverlening de behoefte aan snellere en effectieve hulp, proberen allerlei soorten interventies de problemen te verminderen. Een reden daarvan is om een nog groter dossier te voorkomen. Helaas werkt dat in de praktijk niet zo adequaat zoals gewenst, terwijl er voldoende hulpmiddelen en interventies zijn die wel goed werken, maar te weinig wordt ingezet.

In deze video vertel ik:

  • wat het probleem in de huidige jeugdzorg is
  • waarom dossiers geen oplossing maar een probleem vormen
  • wat wel een mogelijke oplossing is

Deze problematiek geldt ook voor het huidige zorgsysteem, want beide werkgebieden kampen met tekorten, lange wachtlijsten en een hoge werkdruk:

De werknemer van (jeugd)zorginstanties

Werknemers die in de jeugdzorg of zorg werken, krijgen dagelijks veel op hun bordje. Het hoofd raakt overvol door al die verhalen die mensen vertellen tijdens intakes en gesprekken. Natuurlijk is dat hun werk. Maar aan de andere kant wordt er vaak te veel gestuurd op gedrag en te weinig gekeken naar de innerlijke beleving die iemand ervaart bij een mentale klacht van de hulp- of zorgverlener. 

Conclusies en beslissingen worden vaak gemaakt aan de hand van het gedrag dat iemand vertoond. Gedragsproblemen is wat iemand aan de buitenkant ziet. Terwijl de oorzaak in het hoofd van de medewerker zit. Daar wordt vaak niet voldoende naar gevraagd en dat is jammer. Want daar zit juist het eigen probleem én de eigen oplossing. Als iemand liever niet over zijn mentale klacht praat, dan kan het ziekteverzuim oplopen, net zoals de zorgkosten.

Hoe zou het zijn als de persoon met het probleem (weer) de regie krijgt over zijn eigen hoofd? En de probleeminhoud niet gedeeld hoeft te worden en de werknemer toch zijn eigen issues aanpakt? Hoeveel minder dossiervorming zal er dan zijn en hoeveel praaturen over de inhoud kunnen dan worden voorkomen?


Handleiding en richtlijnen om dossiervorming te voorkomen

Als je in de jeugdzorg of zorg (GGZ) wilt werken, krijg je vroeg of laat te maken met veel handleidingen en richtlijnen. De in te zetten interventies zijn vrijwel allemaal wetenschappelijk bewezen (evidence-based), dat is een vereiste in de huidige maatschappij. De werking van de interventie is dan wetenschappelijk aangetoond.

Toch hoeft het niet zo te zijn dat een mentaal probleem daarmee wordt opgelost na een gesprek of een traject. Dat heeft ook een cliënt ondervonden die last had van een trauma.

Het gesprek ging ongeveer zo:

Cliënt: Ik heb iets teveel trauma’s die iets te diep liggen.

Ik: Ieder trauma is een eigen trauma. Daar werken we aan.

Cliënt: Zeker. Het is ook gewoon drama en huidige GGZ. Ik kan nergens heen. Want ik ben te problematisch. Of pas niet in hun hokjes. En deze therapie van u wil de zorgverzekering niet betalen, omdat zogenaamd wetenschappelijk niet is aangetoond dat het werkt.

Ik: Inmiddels zijn er duizenden mensen mee geholpen. Elke dag worden dat er meer. Dus praktische bewijzen zijn er meer dan voldoende. Het wetenschappelijk onderzoek is in ontwikkeling, maar dat heeft tijd nodig. Heb jij al veel therapeuten gehad? En therapieën? En wat is het resultaat? Werken die?

Cliënt:: Ik heb heel veel therapie gevolgd, maar ook veel ingewikkelde dingen meegemaakt. Die los je niet zomaar op. Tja, het enige wat misschien een beetje geholpen heeft, is dat bij elk trauma weer een nieuw stukje 'onkruid' tevoorschijn komt.

Ik: Welke therapieën heb je gehad?

Cliënt: Dialectische gedragstherapie, EMDR, schema-therapie, cognitieve gedragstherapie, exposure therapie, Imaginaire exposure.

Ik: Worden die wel allemaal vergoed? 

Cliënt: Yes, deze worden werd allemaal vergoed. Maar wel na drie jaar geen hulp meer gekregen, omdat ik daar al drie jaar liep. En dus geen geld meer kregen van de verzekering.

Ik: En ze hielpen dus niet? Anders zou je toch klaar zijn? 

Cliënt: Klopt.

Ik: Dan heeft wetenschappelijk bewezen ook niet zoveel meerwaarde, toch? 

Cliënt: Ik ben er zeker in dat ik geloof dat ik de sleutel ben om het op te lossen. Alleen ik weet niet hoe.

Ik: Heb je plaatjes bij je herinneringen? 

Cliënt: Ja, sommige wel, niet alles en sommige vaag. Veel trauma lijken wel in elkaar geklit in een grote bol wol.

Ik: Zal ik iets voor je doen? Zou je dat willen? 

Cliënt: Mag, maar voel je absoluut niet verplicht.

En we gingen aan de slag met het trauma door de specifieke MatriXvragen te stellen, zonder inhoudelijk te praten over de oorzaak van het probleem. Waarbij ik doorvroeg op de innerlijke beleving die ze ervaarde.

De handleiding en richtlijnen van de sessie met de MatriXmethode die daarbij worden gehanteerd, zijn in grote lijnen de volgende:

  1. Je stelt de specifieke vragen over de denkbeeldige processen
  2. Jij en je cliënt behouden de focus 
  3. De innerlijke beleving van het denkbeeldige proces wordt door de cliënt zelf beïnvloed
  4. Negatief beladen momenten worden ontladen, geneutraliseerd en vervangen
  5. Informatie wordt handiger in het hoofd geclusterd, ingericht en onthouden

Wil je weten hoeveel sessies er nodig zijn per specifieke hulpvraag? Bijvoorbeeld bij een angst, trauma of emotionele klacht? In deze video leg ik het je uit:

Cursus, training of opleiding

De meeste professionals die een zorg-verlenende functie willen krijgen, volgen vaak voor langere tijd een cursus, training of opleiding. Je krijgt daarbij veel theoretische kennis. Dat is uiteraard goed, maar praktische ervaring en vaardigheden is in dit beroepsgebied vaak nog belangrijker. Want theorie is wat in de boeken staat, maar natuurlijk heeft iedere professional te maken met verschillende soorten cliënten en patiënten. Iedereen is anders en passen niet in hokjes. Standaard protocollen en lijstjes, wellicht wel evidence-based, werken vaak niet even goed in de praktijk.

Theorie is theorie, dus wat in de boeken staat. Maar het echte probleem én de oplossing zit in het hoofd van de persoon die ergens last heeft en daar lierver niet over praat.

Daarom is het aan te raden om vooral theoretische kennis in de praktijk direct toe te passen. Dan ben je meer bewust van wat er daadwerkelijk speelt bij iemand die last heeft van een cognitieve of emotionele klacht.

cursus dossiervorming

Een praktische interventietechniek die vooral dankzij praktische ervaringen steeds vaker wordt toegepast, is de MatriXmethode. Een jarenlange studie of cursus volgen is niet een vereiste, want je leert deze coachingstechniek vooral door het toe te passen in de praktijk. Net zoals je rijbewijs leer het vooral rijden door de weg op te gaan en niet door theorie in een boek te lezen. Dat geldt bij deze interventie ook.

Misschien wil je weten wanneer de MatriXmethode wel of juist niet werkt. Want niet in iedere sessie of gesprek is het toepasbaar. Om de methodiek zo zuiver en effectief mogelijk toe te passen, worden er enkele richtlijnen gehanteerd.

Je krijgt een uitgebreid antwoord op de vraag wanneer de methode wel of niet werkt:

Conclusie: Hoe voorkom je dossiervorming in de jeugdzorg en zorg?

Dossiervorming is al jaren een groot probleem in zorg, jeugdzorg en hulpverlening. Gesprekken duren vaak lang, net zoals de opvolgende trajecten. Er wordt veel gepraat over de te volgen protocollen. Maar er wordt te weinig geluisterd naar de werknemer, cliënt, patiënt of ander soort hulpvrager zelf. Terwijl vrijwel iedereen die last heeft van een mentale klacht de regie over het eigen hoofd wil en kan krijgen. Zonder ellenlange trajecten en praatsessies.

Met de MatriXmethode worden specifieke vragen gesteld, zodat de innerlijke beleving die iemand ervaart wordt veranderd. De (jeugd)zorg-professional begeleidt, de cliënt of hulpvraag gaat zelf aan de slag met zijn mentale klacht. Tijdens de cursus of opleiding krijg je alle handvatten en richtlijnen om gesprekken effectiever te maken met minder werkuren.

------------
Stel je eens voor dat je een unieke, doelgerichte gesprekstechniek beheerst die het minst tijdrovend is. Terwijl zonder complex protocol en dossiervorming je betere resultaten krijgt. En je niet belast hoeft te worden met de oorzaak van het probleem. Zou dat jouw werk leuker maken? Maak het verschil met de MatriXmethode als veilige, betrouwbare en meest breed toepasbare coachingstechniek bij mentale klachten.

Ook interessant:


Al sinds de ontwikkeling van mijn MatriXmethode vanaf in 1991 gun ik iedereen de regie over het eigen hoofd. Als bedenker, spreker, auteur en trainer heb ik een oplossingsgerichte coachingsinterventie ontwikkeld. Daarmee zie je binnen één tot drie sessies per hulpvraag een blije cliënt, zonder dat de onderliggende probleeminhoud besproken hoeft te worden. Met de duizenden professionals die mijn methodiek inzetten, maken zij nu het verschil in hun werk. Zie jij ook de meerwaarde? Ik train je graag.
Reactie plaatsen

MEER WETEN?

Wil je effectieve gesprekken en het verschil maken?

Ontvang kosteloos een download in je mailbox en voorkom moeizame, ineffectieve gesprekken met je cliënt.

Krijg effectieve resultaten door met gerichte vragen direct tot de kern van de hulpvraag te komen. Deze unieke en veilig toepasbare methode bevrijdt jou en je cliënt van gesprekken die gaan over de probleeminhoud.

Downloads MatriXmethode